시간관리에 대한 개념과 방법

시간관리에 대한 개념과 방법

현대 모든 직장인의 일상은 하루 24시간이 모자랄 정도로 바쁜 것이 사실이다. 각자에게 주어진 24시간의 제약 하에서 시간으로부터 얻을 수 있는 만족을 극대화시키는 것은 시간의 경제적 효용성을 뜻하며 이것은 합리적인 목표를 설정하여 효율적인 행동을 취하는 것을 말한다. 시간관리라 함은 시간을 양적으로 관리하기보다는 질적으로 관리한다는 의미를 담고 있다. 결국 시간관리란 삶의 목표를 이루도록 자기 자신을 관리하고, 목표수준에 이르도록 할 일들과 조직을 관리하는 것으로 정의할 수 있다. 따라서 시간관리는 생활 전반에 걸친 모든 행동양식이 포함되며, 성공적인 인생관리와 직결된다고 볼 수 있다.

인생의 성공과 직결된 시간은 어떤 특성을 갖고 있을까? 시간은 보이지 않는 자원이며 누구에게나 공평하게 주어진다. 또한 시간은 저장하여 사용할 수 없으며 서로간에 기부하거나 매매가 불가능하다. 그리고 시간은 사용하지 않아도 저절로 사라지고 말며, 한번 지나간 시간은 다시는 돌아오지 않는 특성을 갖고 있다. 이러한 특성 때문에 관리에 어려운 점이 있는 반면, 효율적으로 관리하면 목표달성의 성취감과 기쁨을 누릴 수 있다.

그러나 시간관리의 중요성을 누구나 인지함에도 불구하고 모두가 시간을 효율적으로 관리하지 못하는 것은 목표의식의 결여와 잘못된 생활습관, 감정에 쉽게 좌우되는 욕구에 기인한다. 여기서 조직과 개인생활에 있어서 시간관리에 지장을 초래하는 요인들과 대응방안을 살펴 보고자 한다.

첫째, 지금 수행할 일들을 미루는 습관이다. 일에 대한 우선순위가 없고 항상 시간에 쫒겨가며 일을 처리하는 사람들의 공통점이 일을 미룬다. 어차피 처리해야 할 중요한 일이라면 다음에 다시 손대는 것보다 당장 처리하는 것이 효과적임을 스스로 격려하고, 일을 작은 단위로 나누어 처리하는 것도 좋다.

둘째, 다른 사람들에게 휘둘리어 거절을 못하는 경우가 많다. 다른 사람과의 관계에서는 자신의 일정을 숙지하여 조급하게 판단하지 말고, 의무감을 버리고 이유를 충분히 알고 나서 일을 받아 들이도록 한다. 본인이 받아들이기 어려운 경우에는 거절하는 이유를 분명히하고 솔직하고 단호하게 의견을 제시하여야 한다.

셋째, 잔뜩 쌓여 있는 서류작업은 시테크에 방해가 된다. 따라서 평상시 책상을 정리하는 습관을 들인다. 불필요한 서류는 즉시 제거하고 처리순서를 정하여 한 번에 한 가지씩 처리하도록 한다.

넷째, 너무 많은 방문객이나 메일도 시간관리에 중요한 장애요소이다. 방문객은 사전에 만나는 시간을 정하여 필요한 사항만 이야기 함으로써 시간을 낭비하지 않도록 한다. 또 정보화 시대에 쏟아지는 정보나 메일의 관리도 중요하다. 매일 정해진 시간에 검색하도록 하고 가치없는 정보는 즉시 정리하도록 한다. 중요한 정보는 내용별로 폴더를 분류하여 관리한다.

이러한 시간관리의 핵심은 목표설정과 우선 순위의 선정으로 대별할 수 있다. 목표설정은 인생에 대한 근본적이고 거시적인 것에서부터 경제적 소유, 대인관계, 일 등의 좀 더 구체적인 것에 이르기까지 가능하다. 또한 목표는 장기, 중간, 단기목표 순으로 설정이 가능하며, 장기목표는 자신의 지배가치에 부합되도록 명확하고 구체적으로 표현되어야 하며 실현 가능한 것이어야 한다. 또한 우선 순위란 「지배가치에 의한 원칙 세우기」라고 말할 수 있는데, 우선 순위의 설정은 가치의 중요도와 긴급도에 따라 결정하여야 한다. 대부분의 사람들이 시간관리의 실패를 자신의 실천력과 자제력을 탓하지만 실제로는 삶의 우선 순위가 자신의 마음과 정신 속에 깊이 뿌리박지 못한 데에 있다. 비전과 사명, 역할과 목표, 계획 등의 일치, 시간과 자기생활의 균형, 바람직한 인간관계를 지향하는 가치, 특수 상황에 의해 조정될 수 있는 융통성은 우선 순위를 설정하는데 있어서 고려해야 할 필수사항이다.

시간관리의 성패는 첫째로 자기 삶을 얼마나 주도적으로 살아 가느냐에 달려 있다고 본다. 본인의 의지로 소중한 일을 결정함으로써 원하지 않는 일에 시간을 도둑 맞지 않도록 하여야 한다. 나는 이를 위해 다소 스케쥴을 빡빡하게 짜는 편이다. 너무 많은 여유는 긴장감과  집중력이 떨어진다고 보고 있기 때문이다. 그리고 나의 시간계획을 가족과 주변 동료들과 공유하는 것이다. 그럼으로써 변경요인을 사전에 줄이고 필요할 경우 상대방의 협조속에 집중하여 처리할 수 있기 때문이다.

둘째로는 목표와 우선순위를 얼마나 잘 세우는가에 있다고 본다. 이와 관련하여 내가 실천하는 방법은 플래너를 이용하여 장기적인 목표와 월간, 주간 등의 목표를 세우고 매일매일의 일을 체크한다. 그리고 우선순위를 정한 다음 수시로 추진상황을 점검하는 방법을 사용한다. 그리고 순간적으로 발생하는 일과 아이디어는 휴대폰을 이용하여 녹음을 하는 방법도 사용한다.